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采购师考试辅导：采购档案管理课程
采购档案管理课程
一、采购档案：采购档案是指在企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。
二、档案管理：是指要保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
三、归档范围：企业采购档案的归档范围包括：
(一)企业采购预算执行文件
1.企业采购预算指标核定单；
2.企业采购预算执行建议书(或计划申报表)；
3.企业预算审核部门的采购预算审核意见；
4.企业采购预算执行确认书(或计划审批表)。
(二)企业采购前期准备文件
1.委托代理采购协议书(或合同)；
2.采购方式变更申请批复；
3.采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料、样本、图纸；
4.采购公告、资格预审公告及其变更事项(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)；
5.购买采购文件或资格预审文件的供应商名单；
6.已发出采购文件或资格预审文件的澄清或修改说明；
7.供应商资格审查情况报告；
8.评审专家名单及抽取记录。
(三)企业采购开标(含谈判、询价)文件
1.采购响应文件正本，包括有关文件、资料等；
2.在采购响应截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；
3.接受供应商投标(谈判、报价)的记录；
4.开标一览表；
5.开标(谈判、询价)过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；
6.开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项。
(四)企业采购评审文件
1.评审专家签到表；
2.评标委员会(谈判小组、询价小组)名单及现场监察、监督人员名单；
3.评审过程的记录，包括评审专家评审记录、考察报告、偏差表(工作底稿)等；
4.供应商的书面澄清记录；
5.评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单
6.经监察、监督人员(包括采购机构内部监督人员)签字的现场监督审查记录。
(五)企业采购中标(成交)文件
1.采购人对采购结果的确认意见；
2.依法变更采购结果的记录；
3.中标、成交通知书；
4.采购结果公告(公示)记录(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)；
5.公证书。
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